Trộn thư trong Word là tính năng vô cùng hữu ích với người dùng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết đến thủ thuật này. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách trộn thư trong Word 2010, 2013, 2016 đơn giản, chi tiết nhất. Mời các bạn cùng tham khảo!

Mục lục

1 Trộn thư trong Word là gì?
2 Cách trộn thư trong word 2010
- 2.1 Trộn thư trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn
- 2.2 Cách trộn thư trong Word 2010 bằng cách sử dụng file Excel
3 Cách trộn nhiều thư trong Word 2010

Trộn thư trong Word là gì?

Mail Merge – trộn thư là tính năng hữu ích trong Microsoft Word. Nó hỗ trợ bạn trong việc xử lý chèn tệp tin, danh sách,….vào một số văn bản cố định như phiếu điểm, thư mời, bảng lương, thông báo,…. Đây được xem là tính năng vô cùng hữu ích giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian khi soạn thảo văn bản.

Cách trộn thư trong word 2010

Nếu chưa biết cách trộn thư trong word như thế nào thì các bạn có thể áp dụng một trong 2 cách dưới đây:

Trộn thư trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn

Bước 1: Trên thanh công cụ, bạn truy cập tab Mailings. Sau đó chọn Start Mail Merge rồi chọn Step by Step Mail Merge Wizard.

Bước 2: Lúc này, màn hình sẽ hiển thị cửa sổ Mail Merge:

Step 1 of 6: Chọn Letter >> Next: Starting document.
Step 2 of 6: Chọn Use the current document >> Next: Select Recipients.
Step 3 of 6: Chọn Type a new list >> Next: Write your letter.

Bước 3: Lúc này cửa sổ New Address list xuất hiện. Bạn bấm chọn Customize Columns.

Bước 4: Ở hộp thoại Customize Address List, các bạn tùy chỉnh một số mục sau:

Add: Thêm trường.
Delete: Xóa các trường có sẵn.
Rename: Đổi tên trường có sẵn.

Nhấn OK khi hoàn tất.

Bước 5: Điền đầy đủ thông tin cho các trường.

New Entry: Thêm dòng mới.
Delete Entry: Xóa dòng.
Find: Tìm kiếm.

Sau khi hoàn thành bạn nhấn OK.

Bước 6: Khi màn hình hiển thị cửa sổ Save Address List, các bạn đặt tên cho tệp tin sau đó nhấn Save.

Bước 7: Ở khung Mail Merge Recipients, bạn thực hiện các chỉnh sửa:

Sort: Sắp xếp dữ liệu theo các trường phù hợp.
Filter: Lọc ra các danh sách cần thiết.
Find duplicates: Xóa các dữ liệu giống nhau.
Validate address: Xác nhận địa chỉ.

Sau đó nhấn OK.

Bước 8: Trở lại cửa sổ Mail Merge.

Step 3 of 6: Chọn Use an existing list >> Next: Write your letter.
Step 4 of 6: Nhấn chọn More items.

Bước 9:

Khi bảng Insert Merge Field hiển thị bạn chọn Database Fields.
Bấm vào trường đã thiết kế rồi chọn Insert tại các vị trí. Sau đó chọn Next: Preview your letters.

Bước 10: Sau khi chọn xong các trường, bạn nhấn Next: Complete the merge.

Bước 11:

Ở thanh công cụ bạn vào tab Mailings.
Ở mục Finish & Merge bạn nhấn chọn Edit Individual Documents.
Khung Merge to New Document hiển thị bạn chọn All sau đó nhấn OK.

Cách trộn thư trong Word 2010 bằng cách sử dụng file Excel

Bước 1: Thực hiện tương tự bước 1 – bước 2 của cách trộn thư mục trong “Trộn thư trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn”

Tuy nhiên, ở Step 3 of 6, bạn chọn Use an existing list rồi chọn Browse.
Chọn vào file Excel có dữ liệu bạn cần rồi nhấn Open.

Bước 2: Chọn đúng sheet chứa dữ liệu rồi bấm OK.

Lưu ý: Khi trộn thư với file Excel, danh sách trong file cần được tạo từ dòng đầu tiên, bên trên và dưới không được có ô trống.

Bước 3: Thực hiện lặp lại bước 7 đến bước 11 theo hướng dẫn “Trộn thư trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn” đã thực hiện ở mục trên.

Cách trộn nhiều thư trong Word 2010

Để trộn nhiều thư trong một trang word, các bạn thực hiện theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Chuẩn bị bảng dữ liệu cùng phần nội dung cần trộn.

Bước 2: Để trộn nhiều nội dung cùng lúc bạn sao chép phần nội dung ở file Word sau đó vào Mailings, chọn Start Mail Merge, sau đó chọn Labels rồi chọn New Label.

Lúc này màn hình sẽ hiển thị cửa sổ Label Detail, bạn thiết lập các thông số rồi nhấn OK.

Dán phần nội dung đã sao chép ban đầu vào ô nhãn đầu tiên. Sau đó chọn Update Labels trong thẻ Mailings để nhân lên nhiều nhãn khác có cùng nội dung trên một trang giấy.